برگزاری جلسات کاری یکی از مهم‌ترین برنامه‌های هر شرکت است. کیفیت هر جلسه‌ای تأثیر زیادی روی کار کارمندان و اعضای یک تیم می‌گذارد. از این رو نحوه و چگونگی برگزاری جلسات کاری همواره باید مورد توجه مدیران قرار بگیرید. مسلما هر چه جلسات کاری شما بازخورد بهتری داشته باشد، نتیجه بهتری نیز از فعالیت خود خواهید برد. اگر شما هم می‌خواهید که یک جلسه کاری با بازدهی بالا داشته باشید این مقاله مناسب شما خواهد بود.
برای ثبت نام یا دریافت مشاوره در زمینه برگزاری جلسات کاری می توانید با مشاوران مرکز مشاوره کسب و کار کاردوک از طریق شماره 02166418908 تماس بگیرید.
منبع: برگزاری جلسه کاری
برگزاری جلسات کاری
همانطور که اشاره کردیم جلسات بخش عادی از یک فعالیت روزانه در شرکت است. این جلسات باعث می‌شود تا کارمندان یک شرکت بتوانند نقطه نظرات و ایده‌های خود را بیان کنند و با هم دیگر ارتباط مؤثرتری برقرار نمایند. در اینجا چند نکته در مورد برگزاری جلسات کاری مفید را به شما ارائه می‌دهیم. می‌توانید برای بهبود سیستم سازمان خود از کمک‌های یک منتور استفاده نمایید. برای اطلاع از وظایف منتور و آشنایی با این عنوان کاری کلیک کنید.
1- تنظیم یک دستور کار در زمان برگزاری جلسات کاری
تهیه دستور کار قبل از برگزاری جلسه بسیار مهم است. برنامه‌ها، اهداف و موضوعاتی که قرار است در جلسه مطرح شود باید به اطلاع شرکت کنندگان برسد. این کار به کارکنان کمک می‌کند تا قبل از حضور در جلسه خودشان را آماده کنند و بتوانند در مورد موضوع گفتگو تمرکز لازم را به دست آورند.
2- محل برگزاری جلسه را تغییر دهید
گاهی اوقات حضور در یک مکان تکراری باعث کاهش کیفیت جلسات کاری می‌شود. اگر می‌خواهید که بازدهی جلسات‌تان افزایش پیدا کند باید مکان جلسه را تغییر دهید. می‌توانید از ایده‌های مختلفی استفاده کنید مثلاً در محیط بیرون از شرکت و یا در طبیعت این جلسات را برگزار کنید. البته پیش از هر چیز نظر سایر افراد را هم در این مورد جویا شوید.
3- هنگام برگزاری جلسات کاری از فناوری استفاده کنید
در جلسات کاری سعی کنید از فناوری به صورت حرفهای استفاده کنید. نباید بهانه بیاورید و از روش‌های قدیمی استفاده کنید. محرک‌های سمعی و بصری را با هم ترکیب کنید. از ویدئو و یا موسیقی در جلسات کاری استفاده کنید تا مخاطبان‌تان جذب صحبت با شما شوند. یادتان باشد فناوری کار شما را در جلسه کاری راحت‌تر می‌کند.
4- به صورت ایستاده جلسه کار را برگزار کنید
طبق تحقیقات اخیر دانشمندان، وقتی افراد به صورت ایستاده در جلسات کاری شرکت می‌کنند تمرکزشان نیز بالاتر می‌رود. بنابراین برای افزایش کیفیت سعی کنید جلسه را به صورت ایستاده برگزار نمایید. می‌توانید یک اتاقی را انتخاب کنید که هیچ صندلی نداشته باشد و یا می‌توانید جلسه را به بیرون از شرکت منتقل کنید تا افراد بایستند و در جلسه شرکت کنند.
5- برگزاری جلسات کاری با آرامش و ادب
یکی از مهم‌ترین قوانین برای موفقیت در یک جلسه کاری کنترل احساسات است. ممکن است موضوع جلسه برای شما بحرانی باشد؛ اما نباید اجازه بدهید موضوع روی احساسات شما تأثیر منفی بگذارد. سعی کنید مؤدب و آرام باشید. شما یک حرفهای هستید از این رو باید سعی کنید در حین جلسه اعتماد به نفس داشته باشید و در هر شرایطی جانب ادب را رعایت کنید.
6- مسئولیت‌ها را تقسیم کنید
همه‌ی بار یک جلسه را به دوش نکشید. جلسات به صورت گروهی تشکیل می‌شوند و برای اینکه بتوانید همه جوانب یک موضوع را مورد بحث قرار دهید باید مسئولیت‌ها را تقسیم کنید. از طرفی دیگر سعی کنید در جلسات آنقدر واضح صحبت کنید که مخاطبان و سایر شرکت‌کنندگان از شما نخواهد دوباره حرفتان را تکرار کنید. تقسیم وظایف باعث ایجاد انگیزه کارکنان و همکاری هر چه بیشتر آن‌ها خواهد شد. برای اشنایی با سایر روش های ایجاد انگیزه در کارکنان کلیک کنید.
7- به شرکت کنندگان توجه کنید
هنگام آماده شدن برای جلسه کاری خود، ممکن است به شرکت کنندگان توجه نداشته باشید. یک جلسه برنامه ریزی شده یعنی یک جلسه موفق. از برگزاری جلسات ناگهانی خودداری کنید. این کار به شرکت‌کنندگان اضطراب زیادی منتقل می‌کند. وقتی شما به شرکت کنندگان توجه می‌کنید در واقع به کیفیت بالای جلسات خود بها می‌دهید. لطفاً به جز در موارد اضطراری جلسات را ناگهانی برگزار نکنید. برای آشنایی با سایر اصول مدیریت کلیک کنید.
8- به زمان جلسات کاری توجه کنید
برای اینکه جلسات کاری از کیفیت خوبی برخوردار باشند باید در زمان مناسبی آن را اجرا کنید. هرگز جلسات را صبح زود برگزار نکنید. نظرسنجی‌ها نشان داده در جلسات صبحگاهی، افراد از تمرکز کافی برخوردار نیستند و دوست دارند هر چه زودتر به پایان جلسه نزدیک شوند. همچنین در هنگام غروب و نزدیک به زمان غذا نیز نباید جلسات کاری برگزار شود. بهترین زمان می‌تواند هنگام عصر باشد.
9- پایان مناسب
ممکن است زمان زیادی صرف برنامه‌ریزی برای شروع یک جلسه کاری فوق العاده را انجام داده باشید و حتی در حین جلسه نیز به بهترین شکل ممکن عمل کرده باشید. اما کار خود را به صورت ناگهانی به پایان می‌رسانید. همانطور که یک مقاله، مقدمه، متن و پایان مناسبی دارد، جلسات هم به همین شکل هستند، نباید ناگهانی و بدون مقدمه جلسه کاری را به پایان برسانید. قبل از به پایان رساندن جلسه، حرفهای زده شده را جمع بندی کنید و بعد جلسه را به پایان برسانید.
رعایت چنین نکات ریزی می‌تواند کیفیت جلسات کاری شما را بالا ببرد. شاید زیاد مهم به نظر نرسند اما وقتی در واقعیت به آن‌ها عمل کنید به تأثیرش پی خواهید برد. همچنین شما می‌توانید برای رفع نواقص و عوامل منفی بر روی کسب و کارتان با استفاده از راهنمایی مشاوران مرکز کاردوک سیسستم سازمان تان را بهینه سازی بکنید.
چند نکته مدیریتی در برگزاری جلسات کاری
- سعی کنید جلسات پشت میز گرد برگزار شود و یا یک نوع گردهم آیی باشد.
- منعطف باشید و برای وقت دیگران ارزش قائل شوید.
- شنونده باشید و انتقادات و نظرات را بشنوید.
- گاهی از شوخ طبعی استفاده کنید و در مورد اخبار و مسائل روز هم صحبت کنید.
- از گفتن مطالب تکراری پرهیز کنید
برای ثبت نام یا دریافت مشاوره کسب و کار در زمینه برگزاری جلسات کاری می توانید با مشاوران مرکز مشاوره کسب و کار کاردوک از طریق شماره 02166418908 تماس بگیرید.
سؤالات متداول
چه سؤالات مهمی باید در برنامه جلسه کاری مورد بحث قرار بگیرند؟
این مورد بسته به موضوع مورد نظر شما دارد. اما می‌توانید از این موارد به عنوان نمونه استفاده کنید.
مهم‌ترین چیزی که امروز باید در مورد آن بحث کنیم چیست؟
برجسته‌ترین دستاوردهای شما از آخرین ملاقات‌مان چیست؟
مهم‌ترین مواردی که قبل از دیدار بعدی خود روی آن‌ها تمرکز می‌کنید چیست؟
چرا برگزاری جلسات بلافاصله بعد از ناهار کار اشتباهی است؟
از انجام جلسات بلافاصله بعد از ناهار خودداری کنید زیرا آدم‌ها بعد از خوردن غذا دچار احساس خلسه می‌شوند. جلسه را برای ساعت حدود 2.30 بعد از ظهر بگذارید تا اطمینان حاصل شود که سطح انرژی هر کس دوباره احیا می شود.
منبع: برگزاری جلسه کاری